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Über die digitale Souveränität

(english below)

Menschen und Werkzeuge

Unzufriedene Menschen erkenne ich von weitem. Es scheint nicht nur ihre Körperhaltung oder ihr Gesichtsausdruck zu sein, es ist möglicherweise die ganze Art, wie Menschen sich in ihrem Umfeld bewegen: von abweisend und ausgrenzend bis offen und integrativ.

Selbstverständlich sagt dieser Gedanke zunächst mehr über mich aus als über jene, die ich beobachte. Ich engagiere mich ehrenamtlich als Vorstand eines gemeinnützigen Vereins mit dem Ziel bewusster Kommunikationsgestaltung. Mir begegnen beruflich vor allem Menschen, die unglücklich mit ihrer analogen Kommunikations- und Beziehungsgestaltung sind; manche fühlen sich bevormundet, andere scheinen keinen anderen, individuell passenden Selbstausdruck für sich zu finden, als auf eine seltsame Weise gegen alles zu sein.

Menschen benutzen Kommunikationsmittel nicht neutral. Mit ihrer Sprache und ihren Werkzeugen transportieren sie neben der beabsichtigten Nachricht eine Fülle zusätzlicher Informationen. Ich betrachte es als meine Aufgabe, mich in Gesprächen auf möglichst vielen unterschiedlichen Wegen erreichbar zu machen, weil das meiner Erfahrung nach Verständnis und damit Vertrauen fördert.

Komfort und Generalschlüssel

Auch in den von mir genutzten digitalen Kommunikationsmitteln beobachte ich mit wachsender Sorge auf subtile Weise – etwa durch inkompatible Formate – eine Entwicklung der Ausgrenzung. Möglicherweise soll ein verlorengegangenes Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gruppe oder eine Art von Kontrolle wiederhergestellt werden: "Wir geben Dir alles, was Du brauchst – und was wir Dir nicht geben, brauchst Du nicht." Werden dennoch Brücken über Systemgrenzen hinweg gebaut, frage ich mich, wem ich denn den Generalschlüssel für meine Kommunikation in die Hand drücke. Wer kann quer über Systeme hinweg Daten sammeln und auswerten, die ich selbst nicht mehr überblicke?

Meine digitale Kommunikation findet neben jeder Art digitaler Nachrichtendienste seit mehr als 30 Jahren vor allem durch E-Mails im Rahmen von Software aus den USA statt. Automatische Cloudspeicherung, Spracherkennung, KI-Anwendungen – von einer kleinen Schalterstellung in den Tiefen der Programmstrukturen hängt ab, wer wo wann welche Kopien meiner Daten verwaltet. Was große Firmen womöglich als Kundenbindung verstehen, wird für mich durch inkompatible Formate zunehmend zu einer Begrenzung meiner Kommunikationswege. Darüber hinaus geht mir die vollständige Durchleuchtung meiner Kommunikation – auch wenn es nur das aufdringliche Bemühen ist, mich optimal unterstützen zu wollen – schlicht zu weit.

DSGVO und Folgen

Ich habe mich daher auf die Suche nach einer DSGVO-sensiblen Software gemacht, die mir in meinen kommunikativen Bemühungen möglichst viele hilfreiche Werkzeuge zur Seite stellt. Ich möchte von meiner Begegnung im Juni 2026 mit einer inzwischen seit fast 20 Jahren stetig weiterentwickelten Software berichten, deren maßgebliche Entwickler in Prag (Tschechien) beheimatet sind: dem eM Client. Einer der drei Gründerväter des Unternehmens, Michal Bürger, beschrieb seine Motivation schon 2007 in der Unzufriedenheit mit Microsoft Outlook. Dass er heute, fast zwanzig Jahre später, seine Geschäftsidee für eine stetig wachsende Zahl von Nutzern immer noch pflegt und weiterentwickelt, lässt vermuten, dass hier etwas erfolgreich anders gemacht wird als bei jenen großen Anbietern, deren E-Mail-Programme meist in umfassende Ökosysteme eingebunden sind.

Genau darin scheint bereits ein wesentlicher Unterschied zu liegen: Nur für private Nutzer, die nicht mehr als zwei E-Mail-Konten verwalten wollen, findet sich auf der Website des Unternehmens ein kostenfreies Angebot. Alle anderen Formen der Nutzung müssen durch Kauf oder Abonnement lizenziert werden, gemeinnützige Organisationen erhalten einen Rabatt. Wenn hier also für etwas bezahlt werden soll, das andernorts als (scheinbar) kostenlose Zugabe verfügbar ist, stellt sich die Frage: Worin besteht der bezahlte Mehrwert?

Der eM Client

Oft lese ich bei meiner Recherche von intuitiv nutzbarem, frischem und individualisierbarem Design. Viel wesentlicher ist für mich allerdings die Umsetzung der Software als lokaler Desktop-Client mit direkter Verbindung zum jeweiligen Mailserver – ausdrücklich so gewollt: ohne eigene Mail-Cloud. Noch bevor die DSGVO sparsame Datenverwaltung stärker ins öffentliche Bewusstsein rückte, hatte eM Client den Fokus bereits auf individuelle Datenhoheit gelegt. Das belässt die Möglichkeit – und die Pflicht – eines sorgsamen Umgangs mit meinen Daten bei mir.

Dabei wird nicht an Funktionen gespart. Neben E-Mail sind auch Kalender, Kontaktverwaltung, Aufgaben, Notizen, ein kleines Chat-Tool und neuerdings auf Wunsch auch KI-Funktionen (chatGPT) integriert. Letztere sind gegenwärtig über einen externen Dienst realisiert, was wiederum eine Weitergabe meiner Daten beinhaltet. Es ist also jeweils zu entscheiden, ob der damit verbundene Nutzen mit dem eigenen Datenschutzverständnis vereinbar ist.

Um es noch einmal zu betonen: Das Design der einzelnen Elemente ist beeindruckend durchgängig, schlüssig und intuitiv bedienbar. Durch meine berufliche wie auch private Nutzung der Software habe ich zudem die mögliche Einrichtung von Nutzerprofilen und die umfangreiche Unterstützung verschiedenster Accounts zu schätzen gelernt. Beruflich ist mir die native Unterstützung von S/MIME und OpenPGP im Rahmen der Kryptographie wichtig. Von wenigen Ausnahmen abgesehen werden durchweg verschiedene Anbieter aus unterschiedlichen Ökosystemen unterstützt, etwa im Bereich der Videokonferenzen.

Migration und Alltag

In unserem Verein bringen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft ihre eigene Hardware mit. Es ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil in hybriden Umgebungen, wenn eine Software unabhängig vom Betriebssystem sehr ähnlich aussieht und sich ein Teil der Konfigurationen auch noch von einem Gerät auf das andere übertragen lässt. Von Nutzerinnen und Nutzern, die schon länger mit eM Client arbeiten, wird immer wieder hervorgehoben, dass die Software stabil und flüssig laufe. Das sind überzeugende Argumente für einen Neuanfang.

Szenenwechsel. "Never change a running system", flüstert mir mein veränderungsmüdes Fehlerteufelchen ins Ohr, als ich mich mit einer großen Tasse Kaffee an einem Montagmorgen an die Installation der Software setze. "Ja, ich will alle Daten automatisch von Outlook übernehmen." Das klingt zu einfach, um wahr zu sein – ist es aber. Wenige Klicks später – meine Tasse Kaffee ist noch immer unberührt – öffnet sich die Oberfläche von eM Client mit all meinen verwalteten E-Mail-Adressen und den dazugehörigen Nachrichten. "Ach, das geht?", denke ich noch leidgeprüft, als ich die Gesamtansicht aller E-Mails und der soeben eingerichteten Konten mit beliebigen Filtern anklicke, "… erstaunlich problemlos." Auch die anschließende Anpassung an meine Darstellungswünsche erfolgt weitgehend intuitiv.

Funktion und Grenzen

Eine Software für Menschen sollte ohne ein Studium eines Handbuches nutzbar sein. Manchmal möchte ich aber die vorgegebenen Wege durch eigene Schritte verändern. Ein Dilemma, dem sich wohl jeder Softwareanbieter gegenübersieht, aber über die Jahre der Entwicklung unterschiedlich gut löst. Auch in der aktuell zehnten Version des eM Client erscheint die Strategie der Entwickler klar und schlüssig und bietet dennoch eine umfassende Anpassbarkeit und Feinjustierung in den Optionen, ohne diese zwangsläufig einzufordern.

In einem Umfeld, in dem eine Produktivitätssteigerung durch eine gekaufte Software erwartet wird oder – wie in meinem Umfeld – auch weniger versierten Nutzern durch die Zusammenstellung verschiedener Funktionsbausteine eine komplexe Aktion über das Aufrufen eines einzelnen Befehls ermöglicht werden soll, erscheinen mir die QuickText- und QuickAction-Module hilfreich. Einzig als ich in Serienmails an unsere Mitglieder versuchte, vordefinierte personalisierte PDFs anzuhängen, stieß ich an eine Grenze der Funktionalität. Eine Möglichkeit, die ich mir auch in Outlook immer gewünscht hatte und dort nur über Drittanbieter lösen konnte.

Open Source und Open Door

Was tun, wenn die Software nicht an allen Stellen leistet, was ich mir wünsche? eM Client ist ein privat geführtes Unternehmen. Passt ein Wunsch zur Unternehmensstrategie, wird er möglicherweise in einer künftigen Version umgesetzt. Bei Open-Source-Anwendungen wie Thunderbird oder Betterbird hingegen könnte eine Erweiterung oder ein Plug-in das Problem lösen, oder eine Anfrage an die Community führt im Idealfall zur Entwicklung einer neuen Ergänzung. Auch diese Werkzeuge verknüpfen keine Geschäftsmodelle mit den Kommunikationsdaten ihrer Nutzer, benötigen aber gelegentlich etwas Einarbeitungszeit.

In jüngster Zeit entwickelt sich jedoch eine Diskussion um das zuvor als sehr sicher gelobte Mehraugen-Prinzip. In Open-Source-Programmen, wo bislang viele Augen und Hände den gemeinsamen Code getragen haben, strömen inzwischen zahllose, teils automatisch erzeugte Änderungen in die Projekte. KI-generierte Vorschläge versprechen Beschleunigung und Komfort – aber sie erzeugen zugleich eine neue Art von Blindheit. Die Community, die bisher als Kollektiv der Prüfung und Korrektur fungierte, kommt dieser Flut an Änderungen zunehmend schwer hinterher. Prüfungen und Freigaben verzögern sich, vereinzelt ziehen sich Entwickler aus Projekten zurück, weil sie der Aufgabe nicht mehr gerecht werden können. Was früher über verteilte Aufmerksamkeit und gegenseitige Kontrolle abgesichert war, droht so in einen Zustand zu kippen, in dem niemand mehr ernsthaft sagen kann, welchen Teilen eines Codes noch zu vertrauen ist.

Vertrauen und Verantwortung

An dieser Stelle drängt sich für mich eine unbequeme Frage auf: Was geschieht, wenn weder Konzerne noch Communities Vertrauen einfach garantieren können? Wenn große Anbieter ihre eigenen Interessen verfolgen und freie Projekte unter der Last automatisierter Beiträge ins Stolpern geraten, bleibt als Konstante vor allem unsere eigene Haltung. Dann entscheidet sich Vertrauen weniger an Logos oder Lizenzen als an der Bereitschaft, Werkzeuge bewusst auszuwählen, ihre Grenzen zu kennen und Verantwortung nicht an Marketingversprechen oder Mehraugenprinzipien zu delegieren. Vielleicht ist es genau diese Zumutung, die sich hinter der Suche nach einem brauchbaren E-Mail-Client verbirgt: dass wir uns nicht mehr darauf verlassen können, dass andere schon für uns vorsortieren, sondern unsere Kommunikationsmittel wieder als Teil unserer eigenen Urteilsarbeit begreifen müssen.

Natürlich gibt es auch Alternativen wie Canary oder lettly, die noch stärker auf Verschlüsselung und Vertraulichkeit setzen. Dazu gehören spezialisierte Clients und Dienste, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zero-Knowledge-Architekturen oder strikte Datenschutzkonzepte ins Zentrum ihrer Entwicklung stellen. Sie erscheinen nicht immer als die bequemsten Alltagswerkzeuge, erinnern aber daran, dass digitale Kommunikation auch dort stattfinden kann, wo Vertraulichkeit wichtiger ist als Komfort.

Freiheit und Pflichten

Für meinen beruflichen Alltag im Verein ist eM Client gewissermaßen die Mitte zwischen diesen Welten: zugänglicher als viele freie Werkzeuge und breiter einsetzbar als manche hochspezialisierte Sicherheitslösung – aber mit genügend Nähe zu offenen Standards und europäischem Datenschutz, um sich einer gemeinsamen Idee von verantwortbarer Kommunikation verpflichtet zu fühlen.

Was bei aller Begeisterung über lokale Kontrolle nicht vergessen werden darf: Ein E-Mail-Client, der Daten vor allem auf dem eigenen Gerät speichert, verschiebt das Risiko nicht aus der Welt, sondern nur an einen anderen Ort. Wird ein Rechner kompromittiert, helfen die besten Verschlüsselungsverfahren wenig, wenn Postfächer im Klartext zugänglich sind oder Zugangsdaten schlecht geschützt sind. Die Wahl eines europäischen, datensparsamen Clients ist eine notwendige, aber keine hinreichende Bedingung für verantwortbare Kommunikation. Sie muss mit einem sorgfältigen Umgang mit Geräten, Passwörtern und Zugriffsrechten verbunden bleiben.

Support und – nun ja – Support

Bleibt noch ein Thema, das ich aus eigener Erfahrung kenne: die Problemlösung, oder wie sie hier heißt, der Support. eM Client bietet entsprechend der erworbenen Lizenz einen abgestuften Support vom freiwilligen Community- bis zu einem zeitlich befristeten VIP-Support, der bei Bedarf verlängert werden kann. In der Recherche begegnen mir dabei unterschiedliche Rückmeldungen: von frech und kurz angebunden bis freundlich, schnell und hilfreich.

Ein kurzer Blick auf die im Community-Support öffentlich gestellten Fragen offenbart jedoch einen Teil des Problems. Jedes vom eM Client unterstützte Format auf jedem unterstützten Betriebssystem kann eigene Fragen aufwerfen. Mitunter handelt es sich nicht um ein Problem der Software selbst, sondern um eine schlecht oder falsch dokumentierte Schnittstelle eines eigentlich unterstützten Anbieters. In anderen Fällen werden Standards verändert und müssen neu eingepflegt werden. Trotz teils erstaunlicher Update-Frequenz kann deshalb nicht jedes Problem sofort gelöst werden.

Anders als in einem geschlossenen Ökosystem, in dem jeder auftretende Fehler in der Verantwortung eines einzigen Anbieters liegt, verrichtet eM Client seinen Dienst in den verschiedensten Umgebungen. Solange wir noch keine Art von Software haben, die sich selbst an jede technische Umgebung anpasst, ist es aus meiner Sicht bemerkenswert, wie wenige Probleme mit eM Client auftreten. Und selbst wenn es diese Software in gar nicht allzu ferner Zukunft geben sollte, würde sie uns von Problemen kaum befreien. Sie würde sie vermutlich nur verlagern.

Menschen reagieren ganz unterschiedlich auf Probleme und Herausforderungen. Vielleicht liegt das an den unterschiedlichen Haltungen, die Menschen ihrer Umwelt gegenüber einnehmen. Nur eines werden sie hoffentlich weiterhin tun: kommunizieren.

Zusammen und gefasst

Der europäische eM Client erscheint mir mit seinem erfrischend durchgängigen Design als ein Werkzeug, das sich in bemerkenswerter Weise bemüht, Macht dorthin zurückzugeben, wo sie hingehört: zu den Nutzerinnen und Nutzern selbst. Die lokale Ausrichtung der Software, die direkte Verbindung zum Mailserver, die breite Unterstützung verschiedener Standards und Anbieter und die insgesamt schlüssige, ruhige Gestaltung – all das spricht für ein ernstzunehmendes Werkzeug im Arbeitsalltag.

Wer KI-Funktionen nutzt, muss sich über die damit verbundene Datenweitergabe im Klaren sein. Wer mehrere Konten produktiv verwalten will, wird um eine kostenpflichtige Lizenz nicht herumkommen. Auch an funktionalen Rändern zeigt sich, dass kein Programm alles zugleich sein kann. Doch diese Grenzen mindern den positiven Gesamteindruck nicht grundsätzlich: Für mich machen sie ihn eher glaubwürdig.

So bleibt neben der Begeisterung über ein technisches Produkt, das in meinem Arbeitsalltag reibungslos funktioniert, eine gewisse Erleichterung darüber, dass es noch Software zu geben scheint, die sich nicht vollständig der Einhegung, Durchleuchtung und stillen Fremdverwaltung unterworfen hat. Wenn digitale Kommunikation heute mehr denn je auch eine Frage der Beziehung, der Verantwortung und der Souveränität ist, dann erscheint mir eM Client als ein bemerkenswert brauchbares Werkzeug für Menschen und Organisationen, die sich genau daran erinnern möchten.

 

Transparenzhinweis

Die in diesem Text beschriebene Software wurde unserem Verein vom Anbieter eM Client kostenfrei zu Testzwecken zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bestehen keine finanziellen Vereinbarungen, Vergünstigungen oder sonstigen Gegenleistungen. Die geschilderten Beobachtungen und Einschätzungen geben meine persönliche Perspektive aus der Nutzung im Vereinskontext wieder.

  [Christian Koppe 14.07.2026]

 

 

Digital Sovereignty in Everyday Email 

People and tools

I often feel that I can spot discontent from a distance. It seems to be not only people’s posture or facial expression; it may be the entire way in which they move through their environment, somewhere between dismissive and exclusionary on the one hand and open and inclusive on the other.

Of course, this thought initially says more about me than about those I am looking at. I volunteer as chair of a non-profit association dedicated to more conscious communication. In this role, I mostly encounter people who are unhappy with their analog ways of communicating and shaping relationships. Some feel patronized; others seem to find no expression for themselves that feels appropriate except being – in a slightly odd way – against everything.

People do not use communication tools in a neutral way. With their language and their tools, they convey a wealth of information beyond the message they intend to send. I therefore see it as part of my responsibility to be reachable in as many different ways as possible, because in my experience that fosters understanding – and with it, trust.

Convenience and master keys

In the digital tools I use, I have started to notice something else with growing concern: subtle forms of exclusion, for example through incompatible formats. They seem designed to restore a lost sense of belonging or control: “We give you everything you need – and whatever we do not give you, you do not need.” As soon as someone builds bridges across system boundaries, I have to ask myself who I am handing the master key to my communication to. Who can collect and evaluate data across systems in a way that I myself can no longer track?

For more than 30 years now, most of my digital communication alongside various messaging tools has been taking place via email, using software from the United States. Automatic cloud storage, speech recognition, AI features – all of these blur the boundaries between the places where my data is stored. A single setting deep within a configuration menu can decide who keeps copies of my messages and where. What big companies may see as strengthening customer retention increasingly becomes a limitation of my communication paths. And the complete transparency of my communication – even when presented as an attempt to optimally assist me – simply goes too far for my taste.

GDPR and consequences

So I went looking for software that is mindful of European data protection rules and offers useful communication tools without patronizing or monitoring me. That search led me to eM Client, an email program that has been continuously developed for almost twenty years by a team based in Prague, Czech Republic.

The original motivation back in 2007 was his dissatisfaction with Microsoft Outlook, describes Michal Bürger, one of the key figures behind the product. The fact that, almost two decades later, he is still developing and maintaining the idea for a growing user base suggests that something is done differently here – at least more successfully – than by the big vendors whose email offerings are usually tied into larger ecosystems.

A central difference becomes visible very quickly: private users managing up to two accounts can use eM Client free of charge, while all other kinds of use require either a one-time purchase or a subscription. Non-profit organizations receive a discount. If we are asked to pay for something that seems to be included for free elsewhere, the obvious question is: what is the added value we are paying for?

What eM Client does differently

Many reviews praise the fresh, intuitive and highly customizable design, and I can agree with that after a while of using the program. For me, however, the more important difference lies in the architecture: eM Client is a local desktop client with a direct connection to the mail server, deliberately operating without a proprietary mail cloud.

Long before the GDPR and similar regulations brought the idea of data minimization to the forefront, eM Client focused on individual data sovereignty. This leaves both the possibility – and the duty – of handling my data with care primarily with me.

At the same time, the feature set is anything but sparse. Besides email, eM Client includes calendar, contacts, tasks, notes, a small chat module and, more recently, optional AI features (currently via chatGPT). The latter rely on external services and therefore involve additional data processing. Anyone enabling them has to decide whether that kind of convenience matches their own understanding of privacy. The design of the individual interface elements is consistently coherent and remarkably intuitive.

Over time, I have come to appreciate the support for multiple profiles and accounts in the software. In my professional context, native support for S/MIME and OpenPGP encryption matters. With only a few exceptions, eM Client handles different providers and ecosystems quite gracefully, including in areas such as video conferencing.

Migration and everyday work

In our association, staff members frequently bring their own hardware. In hybrid environments, it is a considerable advantage when a program looks and behaves almost the same across operating systems and when configuration can be transferred from one device to another. Users who have worked with eM Client for a longer period often stress how stable and smooth the program runs. All of that becomes part of the case for a fresh start.

One Monday morning, my inner “never change a running system” gremlin quietly complains when I sit down with a large mug of coffee to install the software and migrate my data. “Yes, I want to automatically import all data from Outlook.” It sounds too easy to be true – but it is. A few clicks later – my coffee is still untouched – I am looking at the eM Client interface, now populated with all my email accounts and messages. “So this works?”, I think somewhat cautiously as I open the unified inbox view and start filtering across accounts, “… surprisingly smoothly.” Adjusting the layout to my preferences then mostly feels intuitive.

Functionality and limitations

Software designed for humans should not require a long manual. Yet sometimes I want to deviate from the predefined paths and make my own changes. Every vendor has to find their own way of handling this tension between simplicity and flexibility. In the current version of eM Client, the developers’ strategy seems clear: a structure that is easy to grasp combined with a fairly deep level of customization, without forcing anyone to go there.

In a professional environment in which we expect a certain productivity boost from licensed software – or, as in our association, want to enable non-expert users to trigger complex operations via single commands – features such as QuickText and QuickActions turn out to be helpful. The only hard limit I encountered so far appeared when I tried to attach predefined personalized PDFs to newsletters. That is a capability I have long wished for in Outlook as well, and have only ever seen covered by third-party tools.

Open source and open doors

What, then, when the program cannot do everything I imagine? eM Client is a privately owned company. If a feature request fits the overall strategy, it may appear in a future release. With open-source applications such as Thunderbird or Betterbird, the path is different: a plug-in or extension could fill the gap, or a request to the community might eventually inspire someone to build one. These tools usually require a bit more time and attention to learn, but they do not tie business models to users’ communication data.

Recently, however, even the open-source world has come under pressure. For many years, the “many-eyes” principle was considered a core strength: many eyes and hands looking at shared code were supposed to increase security and stability. Now, projects are being flooded with automated, AI-generated changes. Suggested patches promise speed and convenience, yet they also create a new form of blindness. Communities struggle to keep up with reviewing and approving the flow of changes. Some developers step back because they can no longer keep pace with the workload. What used to be safeguarded by distributed attention and mutual control risks tipping into a state in which nobody can confidently say which parts of the code are still trustworthy.

Trust and responsibility

This is where a somewhat uncomfortable question arises: what happens when neither large companies nor open communities can simply guarantee trust? When big providers follow their own interests and free projects stumble under the weight of automated contributions, the constant factor is our own attitude. Trust then depends less on logos or licenses and more on our willingness to choose tools consciously, to be aware of their limits and not to outsource responsibility to marketing promises or the many-eyes principle. Perhaps this is the deeper challenge behind the search for a “usable” email client: that we can no longer rely on others to pre-select everything for us, but have to see our communication tools again as part of our own judgment work.

There are, of course, alternatives such as Canary or lettly that focus even more strongly on encryption and confidentiality. These include specialized clients and services that build around end-to-end encryption, zero-knowledge architectures or very strict privacy concepts. They do not always offer the most comfortable everyday experience, but they remind us that digital communication can also take place in spaces where confidentiality matters more than convenience.

Freedom and obligations

For our association’s day-to-day work, eM Client sits somewhere in the middle between these worlds: more approachable than many free tools, more broadly applicable than some highly specialized security solutions, but close enough to open standards and European data protection ideas to feel committed to responsible communication.

With all the enthusiasm about keeping data under local control, one more thing should not be forgotten: a mail client that stores most data on the user’s own devices does not remove risks; it shifts them. If a computer is compromised, even the best encryption will do little when mailboxes are accessible in plain text or access credentials are poorly protected. Choosing a European, data-sparing client is therefore a necessary but not sufficient condition for responsible communication. It has to be combined with careful handling of devices, passwords and access rights.

Support and – well, support

This brings me to another area I know from experience: problem solving, or support. eM Client offers different levels of support based on the license, ranging from voluntary community help to time-limited VIP support. Feedback reported online varies – from brief and brusque responses to fast, detailed and helpful ones.

Looking at public questions in the community support forum quickly reveals part of the underlying challenge: every format that eM Client supports on every operating system can raise its own questions. Sometimes the root cause is not the program itself but a poorly documented interface of a provider that is officially supported. In other cases, standards change and have to be implemented anew. Even with comparatively frequent updates, not every problem can be solved immediately.

Unlike in a closed ecosystem where almost all errors are clearly attributable to a single vendor, eM Client operates in many different environments at once. As long as we do not have self-adapting software that automatically configures itself to each environment, it is quite remarkable how few issues surface with eM Client in everyday use. And even if such fully self-adjusting software were to exist one day, it would hardly free us from problems – it would simply move them to different places.

People react very differently to problems and challenges. As I suggested at the beginning, this may have to do with the attitudes they bring to their surroundings. One thing I sincerely hope will remain constant: they will continue to communicate.

Conclusion

With its consistently calm, coherent design and European roots, eM Client strikes me as a tool that, in a very deliberate way, tries to return control to where I believe it belongs: to the users themselves. The local-first architecture, the direct server connection, the broad support for standards and providers and the overall smooth, well-structured interface all speak in favor of using it as a serious everyday tool.

Anyone using AI features needs to be fully aware of the data processing they imply. Anyone managing several accounts productively will likely need a paid license. And at the edges of functionality it becomes clear that no program can be everything at once. For me, these limits do not reduce the program’s appeal; they make its strengths more credible.

Alongside my appreciation for a technical product that works smoothly in my daily routine, there remains a certain relief that there is still software which has not completely submitted to the imperative of enclosure, surveillance and quiet external control. If digital communication today is more than ever a matter of relationships, responsibility and sovereignty, eM Client looks to me like a remarkably usable tool for people and organizations who want to remember exactly that.

 

Transparency Statement

The software described in this text was provided to our association free of charge by the vendor, eM Client, for testing purposes. Beyond that, there are no financial agreements, benefits, or other forms of compensation. The observations and assessments described reflect my personal perspective based on my use of the software within the context of the association.

  [Christian Koppe 14.07.2026]

 

Das Herrenberg-Urteil und seine Folgen

Das sogenannte Herrenberg-Urteil des Bundessozialgerichts aus dem Jahr 2022 hat die Bildungslandschaft massiv erschüttert. Damals entschieden die Richter, dass eine Klavierlehrerin an einer städtischen Musikschule aufgrund ihrer tiefen Eingliederung in den Schulbetrieb und der fehlenden eigenen unternehmerischen Freiheiten als sozialversicherungspflichtig angestellt gilt – und nicht als freie Mitarbeiterin. Dieses Urteil wirkt längst weit über den ursprünglichen Einzelfall hinaus und betrifft Volkshochschulen, Jugendkunstschulen und private Bildungsträger gleichermaßen. Um den Einrichtungen Zeit für die rechtliche Neuordnung ihrer Vertragsstrukturen zu geben, hatte der Gesetzgeber zunächst eine Übergangsregelung bis Ende 2026 geschaffen. Aufgrund des enormen Umsetzungsdrucks wurde diese Frist nun noch einmal verlängert und gilt bis zum 31. Dezember 2027. Das verschafft zwar etwas Luft, beseitigt aber nicht die grundlegende Unsicherheit, denn nach Ablauf der Frist muss die rechtliche Einordnung der Honorarkräfte zweifelsfrei geklärt sein.

Zwischen Schutzbedürfnis und beruflicher Freiheit

Hinter der Unterscheidung zwischen abhängiger und selbständiger Tätigkeit steht eine soziale Grundfrage und nicht nur eine juristische Auseinandersetzung. Eine abhängige Beschäftigung bietet Schutz, Berechenbarkeit und einen festen Zugang zu den klassischen sozialen Sicherungssystemen. Für viele andere Lehrkräfte ist die selbständige Tätigkeit dagegen Ausdruck einer bewusst gewählten beruflichen Freiheit. Sie wollen mit mehreren Auftraggebern arbeiten, eigene Unterrichtsprofile entwickeln, ihre Zeit eigenständig organisieren und ihre fachliche Praxis nicht in die Vorgaben einer einzigen Einrichtung pressen lassen. Im Kultur- und Weiterbildungsbereich ist diese Form von Eigenständigkeit für viele Lehrende kein bloßes Vertragsmodell, sondern fester Teil ihres beruflichen Selbstverständnisses.
Auch die Bildungseinrichtungen befinden sich in einem Dilemma. Viele Träger können ihr breites Angebot nur deshalb aufrechterhalten, weil sie flexibel mit freien Lehrkräften zusammenarbeiten. Flächendeckende Festanstellungen sind wirtschaftlich oft schlichtweg nicht finanzierbar. Gleichzeitig verfolgt der Gesetzgeber das legitime Ziel, missbräuchliche Konstruktionen einzudämmen und die Sozialkassen zu schützen. Gefragt sind daher zukunftssichere Modelle, die echte Selbständigkeit dort ermöglichen, wo sie gewollt und sachlich tragfähig ist, und zugleich klare Grenzen ziehen, wo faktisch ein klassisches Beschäftigungsverhältnis vorliegt.

Das Statusfeststellungsverfahren als Wegweiser

In diesem Zusammenhang gewinnt das sogenannte Statusfeststellungsverfahren eine zentrale Bedeutung. Hierbei handelt es sich um ein förmliches Verfahren bei der Deutschen Rentenversicherung, in dem rechtssicher geprüft wird, ob eine konkrete Tätigkeit als selbständig oder als abhängige Beschäftigung zu bewerten ist. Entscheidend ist dabei nie, welche Überschrift ein Vertrag trägt, sondern wie die Zusammenarbeit in der Praxis tatsächlich gelebt wird. Geprüft wird unter anderem, wer über Zeit, Ort und Inhalt der Leistung bestimmt, wer das wirtschaftliche Risiko trägt und wie stark die Lehrkraft in die internen Abläufe eingegliedert ist. Für Einrichtungen und Lehrkräfte schafft dieses Verfahren Klarheit, deckt Risiken frühzeitig auf und schützt vor empfindlichen Beitragsnachforderungen.
Damit ein solches Verfahren sinnvoll vorbereitet werden kann, müssen die tatsächlichen Arbeitsverhältnisse präzise dokumentiert werden. Erforderlich sind klare Angaben darüber, wer die Vertragspartner sind, ob die Lehrkraft an feste Stundenpläne oder Raumvorgaben gebunden ist und ob sie eigene Unterrichtskonzepte verwendet. Ebenso wichtig ist die Darlegung, ob die Lehrkraft für verschiedene Auftraggeber tätig ist, im eigenen Namen am Markt auftritt und ob ein echtes finanzielles Verlustrisiko besteht.

Fragen zur eigenen beruflichen Realität

Für betroffene Lehrkräfte ist es ratsam, sich vorab sehr ehrlich mit der eigenen Arbeitssituation auseinanderzusetzen. Die zentralen Leitfragen lauten: Arbeite ich tatsächlich unternehmerisch, oder bin ich in Wahrheit so stark in ein System eingebunden wie eine angestellte Kraft? Kann ich Inhalt, Methode und Ablauf meiner Lehre eigenständig bestimmen? Trete ich mit einem eigenen Profil auf und investiere ich in meine Tätigkeit, oder hängt mein berufliches Fortkommen im Wesentlichen an einer einzigen Institution? Bin ich frei darin, Aufträge auch abzulehnen oder Vertretungen selbst zu organisieren? Diese Selbstreflexion ist oft der entscheidende Ausgangspunkt, um zu erkennen, ob künftig eher eine Festanstellung angestrebt werden sollte oder ob die eigene Selbstständigkeit auf solidere Beine gestellt werden muss.

Ein Lösungsvorschlag für echte Selbstständigkeit

Wer nach dieser Prüfung feststellt, dass er/sie echte unternehmerische Selbstständigkeit leben möchte, die alten Strukturen der Bildungseinrichtung dies aber kaum rechtssicher zulassen, braucht neue Wege. Ein möglicher Lösungsvorschlag für dieses Problem ist das Intermediärmodell von Quantum Intelligenz e.V. Dieses Modell setzt exakt an dem Punkt an, der bei sozialversicherungsrechtlichen Prüfungen oft zum Verhängnis wird: der direkten Eingliederung in die Organisation des Auftraggebers. Der zentrale Gedanke besteht darin, die problematische direkte vertragliche Beziehung zwischen Bildungseinrichtung und Lehrkraft strukturell zu entflechten.
In der Praxis funktioniert das so: Nicht die Schule oder der Bildungsträger beauftragt die Lehrkraft unmittelbar als Honorarkraft. Stattdessen schließt die Bildungseinrichtung einen Vertrag mit Quantum Intelligenz e.V. über die Erbringung einer bestimmten Bildungsleistung ab. Der Verein tritt somit als eigenständiger Intermediär – also als vermittelnde Zwischeninstanz – auf. Im nächsten Schritt beauftragt der Verein die freie Lehrkraft mit der Durchführung dieser Leistung. Durch diese Dreieckskonstruktion wird die sogenannte Weisungskette effektiv unterbrochen.
Die Lehrkraft arbeitet in diesem Setup nicht als Rädchen im Getriebe des Bildungsanbieters, sondern erbringt ihre Leistung in einer Struktur, in der ihre Eigenverantwortung und ihre fachliche Gestaltungshoheit gewahrt bleiben. Das Modell versucht also nicht, eine abhängige Beschäftigung mit juristischen Tricks umzudekorieren. Vielmehr wird die Zusammenarbeit real so umgestaltet, dass die Lehrkraft als echte Unternehmerin agiert und diese Selbstständigkeit auch transparent dokumentiert werden kann. Die bis Ende 2027 verlängerte Übergangsfrist bietet Lehrkräften und Institutionen nun das ideale Zeitfenster, um von veralteten Honorarverträgen auf solch zukunftssichere und rechtlich belastbare Kooperationsformen umzusteigen.

[Christian Koppe 20.12.2025, überarbeitet 12.05.2026]